Galeri

Aspek Staffing dan Organizing dalam Manajemen Sistem Informasi

Konsep Dasar Organisasi

Kata “organisasi”mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah, perwakilan pemerintah, atau suatu perkumpulan olah raga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Teori organisasi dan teori manajemen berbeda dalam 2 (dua) segi. Pertama, teori organissasi itu hanya terbatas pada struktur hubungan antarperorangan dan menganggap organisasi itu sebagai suatu mekanisme untuk mendorong adanya kerjasama antarmanusia. Sebaliknya, manajemen memandang organisasi itu umumnya sebagai suatu sarana untuk memperoleh output (keluaran) atau untuk mencapai suatu tujuan. Kedua, teori organisasi modern merupakan disiplin ilmu yang masih relative baru dan yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir ini sebagai hasil penelitian ilmiah yang mendalam.

Asumsi dasar teori organisasi klasik adalah pengorganisasian, yang merupakan suatu proses logis dan rasional. Bila tujuan atau sasaran yang ingin dicapai telah ditentukan, maka dapat menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan, mengelompokkan pekerjaan menjadi unit-unit yang logis, dan menentukan posisi-posisinya dalam masing-masing unit menurut struktur tanggung jawabnya. Semua ini akan menghasilkan bagan organisasi berikut uraian tugas-tugas dalam bentuk gambar desain yang simetris.

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Ada dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi, yaitu departementasi dan pembagian kerja. Departementasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi dan ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Pengorganisasian dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut:

  • Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif tentang sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
  • Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dengan setiap pengelompokan diikuti penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompoknya.
  • Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para karyawan itu sendiri.
  • Cara para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam department mereka dan mendelegasikan wewenangg yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal, mengelompokkan, dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasin dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut:

  • Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilkasanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
  • Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang.
  • Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Pelaksanaan proses pengorganisasin yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi yang mencakupu aspek-aspke penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu:

  • Pembagian kerja
  • Departementasi
  • Bagan organisasi formal
  • Rantai dan kesatuan perintah
  • Tingkatan hirarki manajemen
  • Saluran komunikasi
  • Penggunaan komite
  • Rentang manajemen dan kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

Model Dasar Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan organisasi yang dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan perwujudan pola tetap hubungan antarfungsi, bagian, atau posisi maupun orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam proses pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja. Factor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

  1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan
  2. Teknologi yang digunakan
  3. Anggota dan orang-orang yang terlibat di dalam organisasi
  4. Ukuran organisasi

Struktur organisasi adalah susunan subsistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi merupakan struktur hirarki dengan manajemen puncak paling atas, manajemen tingkat menengah yang berada pada posisi tengah, serta manajemen tingkat bawah yang berada pada tingkat yang paling bawah. Bagan oganisasi yang berbentuk piramida menunjukkan bahwa manajemen puncak jumlahnya relative sedikit terhadap manajemen tingkat bawah. Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus sehingga menimbulkan spesialisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

  1. Spesialisasi kegiatan
  2. Standarisasi kegiatan
  3. Kordinasi kegiatan
  4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
  5. Ukuran satuan kerja

Modal dasar struktur organisasi menekankan garis wewenang, kesatuan perintah, rentang kendali yang sempit, dan penggunaan dukungan staff terhadap organisasi tersebut. Eksekutif di dalam organisasi tersebut harus bertanggung jawab atas prestasi semua bawahannya.

Organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai oleh individu-invididu sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasi dapat mencapai “sinergi”. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan sinergi terjadi.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi yaitu:

  1. Pembagian kerja
  2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah
  3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
  4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
  5. Tingkatan manajemen

Organisasi SIM di Dalam Perusahaan

Organisasi sistem informasi sering melibatkan keputusan yang sulit. Faktor teknologis yang berkaitan dengan efisiensi perangkat keras dan lunak mempengaruhi bentuk organisasi yang bisa berbeda dengan filsafat organisasi dan manajemen. Manajemen sistem informasi mempunyai masalah khusus karena tingkat perubahan yang cepat dalam teknologi perangkat keras dan perangkat lunak dan karena adanya kebutuhan akan kemampuan teknis untuk bisa menilai usulan SIM. Pengembangan dan pengoperasian sistem informasi berbasis komputer melibatkan berbagai fungsi. Uraian jabatan untuk setiap fungsi akan dijelaskan secara singkat. Lazimnya terdapat alternatif rancangan pada suatu struktur organisatoris untuk mengarahkan personalia sistem informasi. Dalam suatu organisasi terdapat berbagai alternatif berhubungan dengan usaha sentralisasi atau desentralisasi sistem informasi. Di bawah ini akan dijelaskan secara singkat tentang empat kedudukan utama dalam organisasi system informasi berbasis computer, yaitu:

Empat Kedudukan Utama dalam Organisasi

Kedudukan Dasar

Uraian / Deskripsi

Analis Sistem Mengidentifikasi persyaratan untuk aplikasi. Mendesain sistem pengolahan untuk memenuhi persyaratan. Mempersiapkan prosedur dan instruksi pemakai. 
Programmer Mendesain, membuat kode, menguji, dan memperbaiki program komputer. 
Operator Menjalankan fungsi pengoperasian seperti pengoperasian peralatan. 
Data Entry Penyiapan data dalam bentuk yang bisa dibaca mesin. 

Dengan pertumbuhan sistem informasi baik dalam luas ukurannya maupun komplesitasnya, fungsi dasar ini telah dipecah menjadi bidang keahlian lebih lanjut yang lebih khusus. Beberapa fungsi utama yang kini ada atau yang mulai muncul adalah sebagai berikut:

Fungsi Utama yang Mulai Muncul

Kedudukan Khusus

Uraian / Deskripsi

Analis Informasi Bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan persyaratan informasi. Mengembangkan prosedur dan instruksi pemakai. Memahami fungsi organisasi, manajemen dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Memiliki kecakapan untuk kerjasama dengan orang lain.
Perancang Sistem Mendesign sistem pengolahan berbasis komputer untuk menyajikan informasi yang diperinikan analis informasi. Memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi. Bisa mengkhususkan diri dalam bidang komunikasi data.
Pembuat Program Sistem Menulis perangkat lunak yang khusus seperti sistem pengoperasion dan sistem manajemen data. Memiliki kecakapan teknis dalam perangkat keras dan lunak.
Pembuat Program Aplikasi Mendesain, membuat kode, menguji, dan memperbaiki program untuk aplikasi. Beberapa instalasi memisahkan program dalam aplikasi komersial bisnis aplikasi ilmiah dengan kelompok program yang terpisah untuk kedua jenis itu.
Pembuat Program Pemeliharaan Menyelenggarakan pemeliharaan, perubahan, dan perbaikan atas program yang ada
Database Administrator Mencatat dan mengawasi pangkalan data perusahaan
Operator Komputer Mengoperasikan peralatan komputer
Pustakawan Menyimpan dan mengeluarkan  “file” komputer pada pita dan piringan magnetik. Pendokumentasian file serta pencatatan pemakaian “file”
Control Clerk Mencatat pengawasan informasi dan meneliti pelaksanaan prosedur pengawasan.
Perencana Sistem Informasi Merencanakan masa depan sistem informasi

Pembagian analis sistem ke dalam analis informasi dan pembuat desain sistem merupakan suatu perkembangan yang didasarkan atas suatu kesadaran bahwa analis sistem melibatkan dua fungsi yang berbeda. Yang satu adalah analis persyaratan informasi dan yang lainnya adalah desain sistem pengolahan untuk mencapai persyaratan itu. Walaupun demikian, beberapa organisasi menggabungkan kedudukan pembuat program dan analis ke dalam satu kedudukan, yakni pembuat program/analis. Alasan penggabungan adalah karena hal ini lebih memungkinkan suatu bentuk yang berkesinambungan pada suatu tugas dan memberi peluang pada setiap orang untuk mengembangkan ketrampilan teknis dan  komunikasi interpersoal. Kebanyakan permasalahan pengembangan aplikasi erat hubungannya dengan komunikasi. Keterlibatan orang yang sama dalam analis informasi, desain sistem, dan pembuatan program adalah untuk memperkecil kesalahan.

Keanekaan fungsi sistem informasi memberi petunjuk bahwa jenis orang yang sama bisa saja tidak cocok untuk semua kedudukan. Misalnya, analis sistem yang berhasil mempunyai sikap dan perilaku yang berbeda dengan yang dimiliki oleh pembuat program yang berhasil. Para analis informasi berkomunikasi dengan pemakai. Mereka harus mampu mengidentifikasi masalah pemakai dan persoalan organisasi. Sebaliknya, pembuat program yang berhasil harus sanggup berpikir dalam rangka logis prosedur komputer dan mampu membuat kode, menguji dan mendokumentasikan prosedur ini secara tepat guna dan efektif. Laporannya berisi ciri-ciri pembuat program sebagai orang yang menghindari konfrontasi, menghindari pengarahan, dan bersedia mengerjakan tugasnya tanpa interaksi sosial yang banyak. Ia tidak berminat memasuki situasi yang agresfi penuh persaingan dan konfrontasi yang berhubungan dengan garis lini dalam manajemen. Theodore Willoughby mempelajari kedudukan apa yang bisa memberikan kepuasan kerja pada personalia pengolahan data. Willoughby memperoleh kesan bahwa kebutuhan dan minat adalah beraneka ragam untuk tugas pengolahan yang berbeda.

Perbedaan dalam sikap dan faktor dalam kepuasan tugas untuk berbagai personalia sistem informasi menjuruskan perlunya jenjang karier yang berbeda. Beberapa organisasi menyediakan dua jalur, yaitu:

  1. Untuk karyawan yang menjadi analis sistem dan akan menaiki tangga jabatan melalui berbagai tahapan analis sistem dan analis informasi.
  2. Untuk karyawan yang lebih banyak menaruh minat dalam pembuatan program.

Jenjang karir pembuatan program mulai dengan aplikasi dan meningkat sampai pembuatan program sistem atau pembuatan program khusus. Para manajer dapat dipilih dari kedua jenjang itu, meskipun dalam prakteknya pandangan para analis sistem yang lebih berorientasi  manusia lebih cocok untuk suatu kedudukan manajemen. Para manajer komputer yang beasal dari jalur teknis lebih cenderung pada kemampuan supervisi karyawan teknis. Akan tetapi, mereka sering menghadapi kesulitan dalam penunaian tugas manajerial seperti penangan masalah personalia dan pembuatan kebijakan. Para manajer komputer yang berasal dari disiplin ilmu pengetahuan lain, seperti akuntansi dan tidak terlalu banyak terlibat dalam pekerjaan teknis, tampaknya lebih mampu dalam aspek manajerial dan pengawasan biaya. Sebaliknya, mereka agak mengalami kesulitan dalam supervise personalia teknis.

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, T. (2005), Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Penerbit Andi Yogyakarta

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s